Statuts - Titre III - Administration (art. 15 à 19)

Selon l’article 9 de l’ordonnance précitée du 1er juillet 2004,  « toute association syndicale libre est administrée par un syndicat composé de membres élus parmi les propriétaires membres de l’association ou leurs représentants dans les conditions fixées par les statuts ».

Pour éviter toute confusion avec d’éventuels syndicats de copropriétaires membres futurs de l’ASL[4],le syndicat administrateur de l’ASL prend le nom et la forme d’un conseil d’administration.

Ce conseil est composé d’administrateurs désignés dans les conditions de l’article 7 qui précède.

Le nombre d’administrateurs est de 3 au minimum.

Les membres du conseil d’administration sont désignés par l'assemblée générale pour une période de trois ans à la majorité des voix exprimées par les propriétaires ou copropriétés présents ou représentés (décision ordinaire). Leur renouvellement se fait simultanément à celui du directeur.

Ils sont rééligibles.

En cas de vacances, le conseil d’administration pourvoit au remplacement de ses membres. Il est procédé au remplacement définitif par la plus prochaine assemblée générale. Si le nombre d’administrateurs est inférieur à 3, l’assemblée est convoquée en réunion extraordinaire.

Le conseil désigne, le vice-directeur, le trésorier et le secrétaire de l’association.

18.1. Le conseil ne peut se tenir que si, au minimum, le directeur et 2 des membres sont présents en 1^er convocation.

Le conseil d’administration se réunit au moins quatre fois par an et, sur demande écrite adressée au directeur de l’association, de la moitié de ses membres, il se réunit chaque fois que l’intérêt de l’association l’exige.

Le président convoque par écrit les membres du conseil d’administration aux réunions en précisant l’ordre du jour. Chaque membre du conseil d’administration peut se faire représenter par un autre membre du conseil d’administration. Chaque administrateur ne peut détenir plus d’un mandat de représentation par réunion.

Les décisions sont prises à la majorité des membres, présents ou représentés. En cas de partage des voix, celle du directeur est prépondérante.

Les délibérations sont inscrites par ordre de date sur un registre spécial ouvert à cet effet et signé par tous les membres présents à la délibération.

18.2. Le conseil règle, par ses délibérations, les affaires de l'association.

Le conseil a les pouvoirs définis à l’article 19 mais ces pouvoirs sont exercés par délégation par le président, sauf l’exception rapportée ci-après en 19.2.

Le conseil représenté par le directeur convoque l’assemblée générale et détermine l’ordre du jour, les dates et lieu de la réunion de cette assemblée.

Le conseil contrôle la gestion du directeur. Il vérifie la comptabilité de l’ASL, la répartition des dépenses, les conditions dans lesquelles sont passés et exécutés les marchés et tous autres contrats. Il élabore le budget prévisionnel qu’il soumet à l’assemblée générale ; il en suit l’exécution.

Le conseil présente chaque année à l’assemblée générale un rapport sur les avis donnés au directeur et sur les comptes de l’Association de l’exercice écoulé. En outre, il rend compte de l’exécution des missions et délégations que l’assemblée générale lui a confiées.

Le conseil reçoit communication, sur sa demande au directeur, de tous documents concernant l’association.

Le secrétaire est chargé de la correspondance statuaire, notamment l’envoi des convocations. Il rédige les procès-verbaux des instances statuaires et en assure la transcription sur les registres prévus à cet effet.

Le trésorier tient les comptes de cette association.

19.1. Le directeur est le représentant officiel et exclusif de l'ASL de propriétaires.

Il a les pouvoirs les plus étendus dans le cadre et pour la réalisation de l'objet de l'association ci-dessus défini, à l’exception des pouvoirs conférés par les présents statuts à l’assemblée générale et au conseil et dans la limite des mesures arrêtée au budget.

Il a en particulier, sans que cette énumération soit limitative, les pouvoirs suivants :

- Il administre, conserve et entretient tous les biens communs et éléments d'équipements généraux faisant partie de l’objet de l’association syndicale.

- Il engage le personnel nécessaire à la conservation, à l'entretien et à la police des biens et équipements ci-dessus visés, fixe les conditions de son emploi et le rémunère.

- Il fait effectuer tous travaux d'entretien courant ou nécessaires et urgents, ainsi que tous travaux de remise aux normes, travaux nécessités par des prescriptions législatives et réglementaires.

- Il fait effectuer, sur décision de l'assemblée générale, tous travaux de création de biens communs nouveaux et éléments d'équipements ; à cet effet, il conclut tous marchés, en surveille l'exécution et procède à leurs règlements.

- Il reçoit, au nom de l'association, à titre gratuit, la propriété de tous biens communs et éléments d'équipements et oblige l'association à décharger pour l'avenir le cédant de toutes obligations d'entretien et de conservation desdits biens et équipements. Corrélativement, il conclut toutes cessions au profit de qui que ce soit. Le tout après décisions conformes de l’assemblée générale.

- Aux fins ci-dessus, il signe tous actes, souscrit toutes déclarations et engagements et requiert toutes publicités.

- Il ouvre tous comptes en banque, les fait fonctionner tant au débit qu'au crédit, place et retire tous fonds.

- Il fait toutes opérations avec La Poste, reçoit tous plis recommandés, lettres recommandées, donne toutes décharges et signatures au nom de l'Association.

- Il conclut toutes conventions avec toutes administrations, collectivités locales et services concédés, sociétés et groupements, reçoit toutes subventions, contracte tous engagements.

- Il établit et tient à jour la liste des membres et le plan parcellaire.

- Il procède à l'appel auprès des copropriétaires des fonds destinés à couvrir les dépenses de l'association. Il recouvre les fonds. Il effectue toutes oppositions qu’il y a lieu de faire après avoir reçu l’avis de mutation d’un bien de l’ensemble immobilier.

- Il représente l'association en justice tant en demande qu'en défense, il transige, compromet, acquiesce et se désiste de toutes actions.

- Il consent sous sa responsabilité toutes délégations partielles, temporaires ou non de ses pouvoirs.

- Il peut consentir une délégation totale pour un temps limité à toute personne membre du syndicat.

En cas de décès ou d'incapacité du directeur, le vice-directeur assure le rôle de directeur jusqu’à la tenue de la prochaine assemblée générale.

19.2. Le conseil peut déléguer, en tout ou en partie, les pouvoirs qui viennent d’être définis à une personne physique ou morale, par exemple à un professionnel de l’immobilier, aux termes d’une convention de mandat.

Le conseil fixe alors la durée des fonctions du mandataire qui prendra le titre de directeur-mandataire et sa rémunération.

Si la délégation est susceptible de concerner l’ensemble des pouvoirs ci-dessus définis (19.1.) ainsi que ceux relatifs aux charges (articles 20 et suivants ci-après), elle ne pourra pas porter sur la responsabilité de la tenue de la liste des membres de l’ASL, laquelle selon l’ordonnance du 1er juillet 2004, relève du seul directeur de l’ASL ni sur les pouvoirs de celui-ci pour la convocation et la tenue de l’assemblée générale.

De même, la délégation ne peut porter sur les pouvoirs attribués aux termes des présents statuts à l’assemblée générale (article 7) ou au conseil d’administration par l’article 18.2.

19.3. Dans le cas du mandat qui vient d’être défini, comme dans celui où le directeur de l’ASL représente le conseil et exerce les pouvoirs de celui-ci, le conseil d’administration a la fonction de conseil de surveillance.